INF-D-P i Wn-D Nowe wzory formularzy

Na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2024 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, publikujemy zaktualizowane wzory dokumentów PFRON: INF-D-P i Wn-D w interaktywnym formacie MS Word. Formularze obowiązują od dnia 7 sierpnia 2024 r.

Uchylony akt prawny: Dz.U. 2021, poz. 1
Obowiązujący akt prawny: Dz.U. 2024, poz. 1191

Dz.U. 2024, poz. 1191

Załącznik 1
INF-D-P Miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych

Załącznik 2
Wn-D Wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych

Formularze INF-D-P i Wn-D: Kompleksowy Przewodnik dla Pracodawców Zatrudniających Osoby Niepełnosprawne

Wprowadzenie przez Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozporządzenia z dnia 31 lipca 2024 r. przyniosło istotne zmiany w zakresie przyznawania miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Wśród kluczowych dokumentów, które muszą zostać złożone przez pracodawców, znajdują się formularze INF-D-P oraz Wn-D. Te formularze, pełniące funkcję załączników do wspomnianego rozporządzenia, odgrywają kluczową rolę w całym procesie ubiegania się o wsparcie finansowe dla zatrudnionych osób z niepełnosprawnościami.

Czym jest formularz INF-D-P?

Formularz INF-D-P, czyli Miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, to dokument, który każdy pracodawca zatrudniający osoby niepełnosprawne jest zobowiązany składać co miesiąc do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Celem formularza jest dostarczenie szczegółowych informacji na temat wynagrodzeń, liczby zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych, ich stopnia niepełnosprawności oraz rodzaju niepełnosprawności.

Formularz ten stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia i jest kluczowy dla ustalenia podstaw do przyznania dofinansowania. Zawiera on dane niezbędne do weryfikacji, czy pracodawca spełnia kryteria pozwalające na otrzymanie wsparcia finansowego. Pracodawcy muszą dostarczać te informacje w sposób rzetelny i terminowy, ponieważ wszelkie uchybienia mogą skutkować opóźnieniami lub odmową przyznania dofinansowania.

Dlaczego formularz Wn-D jest tak istotny?

Formularz Wn-D, czyli Wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, jest równie istotnym dokumentem, którego wzór został określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Pracodawcy wykorzystują ten formularz, aby formalnie ubiegać się o przyznanie dofinansowania do wynagrodzeń swoich pracowników z niepełnosprawnościami. Złożenie tego wniosku jest konieczne, aby fundusz mógł rozpocząć procedurę przyznania środków finansowych na dany miesiąc.

Wniosek musi być złożony do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dofinansowanie. Przykładowo, wniosek dotyczący dofinansowania za lipiec musi być złożony do 25 sierpnia. Wraz z pierwszym wnioskiem pracodawca jest zobowiązany do dostarczenia kopii dokumentów potwierdzających dane firmy, takie jak aktualne potwierdzenia nazwy, numery REGON i NIP oraz upoważnienia dla osoby składającej wniosek w imieniu pracodawcy.

Kluczowe aspekty związane z rozporządzeniem

Rozporządzenie określa nie tylko szczegółowe zasady składania formularzy, ale również warunki i tryb przekazywania dofinansowania. Pracodawcy muszą spełniać określone wymogi, aby ich wnioski były rozpatrywane pozytywnie. Ważnym aspektem jest również forma składania dokumentów. Pracodawcy mają możliwość wyboru pomiędzy formą papierową a elektroniczną, jednak w obu przypadkach muszą pamiętać o dopełnieniu wszelkich formalności.

W przypadku wyboru formy elektronicznej, pracodawca musi zarejestrować swój certyfikat elektroniczny w systemie PFRON oraz zapewnić, że wszystkie dokumenty przesyłane elektronicznie będą opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Fundusz w terminie 14 dni od otrzymania wniosku udziela pracodawcy identyfikatora oraz hasła dostępu do programu informatycznego, który umożliwia składanie dokumentów drogą elektroniczną.

Składając dokumenty w formie elektronicznej, pracodawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru, które jest niezbędnym elementem potwierdzającym złożenie dokumentów. Pracodawca zobowiązany jest również do niezwłocznego informowania PFRON o wszelkich zmianach, takich jak rezygnacja ze składania dokumentów elektronicznie czy utrata danych służących do składania podpisu elektronicznego.

Procedura weryfikacji dokumentów przez PFRON

Po otrzymaniu formularzy INF-D-P i Wn-D, Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przystępuje do weryfikacji dokumentów pod względem rachunkowym i formalnym. Proces ten obejmuje kilka kluczowych etapów:

1. Sprawdzenie poprawności dokumentów: Fundusz weryfikuje, czy formularze są prawidłowo wypełnione oraz czy wszystkie wymagane załączniki zostały dostarczone. Jeśli dokumenty są kompletne i spełniają wymogi formalne, pracodawca jest informowany o uznaniu wniosku za kompletny i poprawny. W przeciwnym razie, pracodawca otrzymuje informację o stwierdzonych nieprawidłowościach i zostaje wezwany do ich usunięcia. Niezastosowanie się do tego wezwania może skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.
2. Weryfikacja zobowiązań pracodawcy: Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy pracodawca nie posiada zaległości wobec PFRON. Jeśli łączna wartość zaległości przekracza 100 zł, może to stanowić przeszkodę w przyznaniu dofinansowania. Fundusz ma obowiązek ustalić, czy pracodawca jest w pełni rozliczony z wcześniejszych zobowiązań.
3. Ustalenie kwoty dofinansowania: Na podstawie danych zawartych w formularzach INF-D-P oraz Wn-D, PFRON ustala wysokość przysługującego dofinansowania. Wysokość ta zależy od liczby zatrudnionych pracowników niepełnosprawnych, ich stopnia niepełnosprawności oraz innych czynników określonych w rozporządzeniu.
4. Przekazanie środków: Po zakończeniu weryfikacji, Fundusz przekazuje ustaloną kwotę dofinansowania na rachunek bankowy pracodawcy. Wraz z przekazaniem środków, pracodawca otrzymuje również informację o numerze referencyjnym programu pomocowego, na podstawie którego pomoc została udzielona. Numer ten jest istotny dla celów ewidencyjnych i kontrolnych.

Warto zaznaczyć, że podczas dokonywania tych czynności PFRON nie bierze pod uwagę ewentualnych fotokodów, oznaczeń czy etykiet ułatwiających identyfikację dokumentów. Oznacza to, że wszelkie dodatkowe elementy służące do identyfikacji dokumentów, takie jak kody QR czy etykiety Braille'a, nie wpływają na proces rozpatrywania wniosku, choć mogą być użyteczne dla pracodawcy w organizacji własnej dokumentacji.

Wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji

Pracodawcy, którzy korzystają z dofinansowania, są zobowiązani do przechowywania dokumentacji pozwalającej na sprawdzenie zgodności przyznanej pomocy z przepisami rozporządzenia przez okres 10 lat od dnia przyznania pomocy. Ten długi okres archiwizacji jest konieczny ze względu na możliwość przeprowadzania kontroli, które mogą sięgać wstecz nawet o dekadę.

W przypadku kontroli, pracodawca musi być w stanie przedstawić wszystkie niezbędne dokumenty potwierdzające, że dofinansowanie zostało przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami i że środki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Brak dokumentacji lub jej niekompletność może skutkować koniecznością zwrotu otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami.

Okres obowiązywania przepisów i formularzy

Rozporządzenie przewiduje, że dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną będzie udzielane do dnia 30 czerwca 2027 r. W związku z tym, pracodawcy mają czas na składanie wniosków i korzystanie z tej formy wsparcia przez najbliższe kilka lat. Warto jednak pamiętać, że przepisy mogą ulegać zmianom, dlatego ważne jest, aby na bieżąco monitorować ewentualne aktualizacje przepisów oraz wzorów formularzy.

Jednocześnie, wszelkie zmiany w informacjach i wnioskach dotyczących okresów sprawozdawczych od stycznia 2009 r. muszą być dokonywane zgodnie z nowymi wzorami określonymi w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia. Oznacza to, że nawet jeśli pracodawca składa korektę dotyczące wcześniejszych okresów, musi użyć aktualnych wzorów formularzy INF-D-P i Wn-D.

Formularze złożone przed wejściem w życie rozporządzenia

Wnioski i informacje złożone przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, które były zgodne z wzorami określonymi w rozporządzeniu z dnia 23 grudnia 2020 r., są uznawane za złożone zgodnie z nowymi przepisami. Oznacza to, że pracodawcy nie muszą ponownie składać dokumentów, które już wcześniej przesłali, pod warunkiem, że były one zgodne z ówcześnie obowiązującymi wzorami.

Warto jednak zaznaczyć, że przepisy rozporządzenia obowiązują od 1 lipca 2024 r., co oznacza, że wszelkie dofinansowania wypłacone po tej dacie muszą być zgodne z nowymi regulacjami. Pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na to, aby wszystkie składane wnioski były zgodne z aktualnymi wzorami, aby uniknąć problemów związanych z uzyskaniem dofinansowania.

Podsumowanie: Jakie kroki powinni podjąć pracodawcy?

Dla pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne, znajomość i zrozumienie zasad związanych z formularzami INF-D-P i Wn-D jest kluczowe dla skutecznego ubiegania się o dofinansowanie. Przestrzeganie terminów, dostarczenie pełnych i rzetelnych informacji oraz spełnianie wymogów formalnych to podstawowe elementy, które decydują o przyznaniu wsparcia finansowego.

Regularne składanie formularzy, odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz dbałość o zgodność z przepisami mogą znacznie ułatwić proces uzyskania dofinansowania. Pracodawcy powinni także zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentacji przez wymagany okres 10 lat, aby być przygotowanym na ewentualne kontrole.

Na koniec warto pamiętać, że przepisy mogą ulegać zmianom, dlatego ważne jest, aby na bieżąco monitorować wszelkie aktualizacje w zakresie obowiązujących wzorów formularzy oraz zasad przyznawania dofinansowania. Tylko w ten sposób pracodawcy mogą skutecznie korzystać z dostępnych środków pomocowych, wspierając jednocześnie zatrudnianie osób niepełnosprawnych.