Zastanawiasz się, jak sprawdzić NIP prowadzonej działalności gospodarczej, swojego klienta lub kontrahenta? Wyprowadzanie firmy na drogę biznesowego sukcesu wiąże się nie tylko z doskonałym pomysłem i strategią, ale też z bieżącym zarządzaniem swoimi transakcjami gospodarczymi. Ważnym aspektem, o którym nie można zapomnieć, jest weryfikacja NIP. W tym wpisie dowiesz się, jak sprawdzić numer, dlaczego jest to tak ważne oraz kiedy warto to zrobić i jaki jest proces sprawdzenia NIP w praktyce. Zaczynamy!

Jak sprawdzić NIP, by mieć pewność, że jest poprawny?

NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, to numer, który jest przypisany każdej firmie prowadzącej działalność gospodarczą. NIP – ile cyfr powinien mieć? Numer składa się z 10 cyfr, dlatego bardzo ważne jest także sprawdzenie, czy numer, który posiadasz, ma dokładnie taką liczbę. Jeżeli jest ich mniej lub więcej, możesz mieć pewność, że coś jest nie tak.

Najprostszym sposobem weryfikacji numeru jest skorzystanie z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Takich informacji udziela również Urząd Skarbowy. W przypadku zagranicznych numerów, do sprawdzenia musisz wykorzystać unijny weryfikator NIP UE, a dokładniej VIES (VAT Information Exchange System). Jest on dostępny na stronach Komisji Europejskiej.

Jeśli interesuje Cię intuicyjny weryfikator numerów NIP i identyfikatorów VIES, który nie tylko sprawdzi Twoich kontrahentów, ale również zapisze w specjalnie stworzonej na Twoim dysku bazie danych, unikalny identyfikator każdej weryfikacji nadany przez system MF lub VIES, stanowiący trwały dowód na wypadek kontroli urzędu skarbowego , sprawdź ofertę iForm. Aplikacja dokonuje również weryfikacji par NIP / numer rachunku bankowego, jak również samych numerów rachunków bankowych.

Dlaczego weryfikacja NIP jest tak ważna?

Weryfikacja NIP jest istotnym procesem, jeśli zależy Ci na przeprowadzaniu bezpiecznych i legalnych transakcji biznesowych. Wybierając firmę, z którą zamierzasz współpracować, musisz mieć pewność, że jest ona legalnie zarejestrowana i widnieje w bazie Ministerstwa Finansów lub systemie VIES. Bez tego ryzykujemy narażenie swojej firmy na odpowiedzialność prawną oraz finansową.

Tylko weryfikacja kontrahenta gwarantuje, że firma, z którą współpracujesz, istnieje i jest zarejestrowana w odpowiednich rejestrach. Zignorowanie tego procesu może prowadzić do groźnych konsekwencji, takich jak błędne faktury, problemy z płaceniem podatków, a nawet do trudności w dochodzeniu praw w przypadku sporów.

Kiedy należy sprawdzać NIP?

Numer NIP powinniśmy sprawdzać zawsze, kiedy zamierzamy nawiązać nową współpracę biznesową. Szczególnie ważne jest to przy pierwszej transakcji, ale również warto regularnie weryfikować NIPy swoich kontrahentów. Weryfikacja NIP jest niezbędna, jeżeli chcemy ograniczyć ryzyko sytuacji, w której nasz kontrahent nie będzie w stanie zrealizować zobowiązań, nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT, czy fałszuje swoje dane.

Od ryzyka nie są też wolne transakcje międzynarodowe, dlatego do weryfikacji warto wykorzystać również weryfikator NIP podmiotów unijnych. Dzięki temu będziemy mogli potwierdzić, że firma, z którą współpracujemy, jest zarejestrowana jako płatnik VAT w innym kraju Unii Europejskiej.

Dokładnie sprawdzaj swoich klientów i kontrahentów

Wnikliwa i regularna weryfikacja NIP to podstawa do bezpiecznego i prawnie zgodnego prowadzenia biznesu. Dzięki znajomości procedur i odpowiednich narzędzi można uniknąć wielu problemów. Pamiętajmy, że lepiej zapobiegać, niż leczyć. Jeśli zależy Ci na pełnej zgodności działalności z obowiązującymi przepisami, koniecznie sprawdź aktualne wzory druków dostępne w iForm.