Nowe wzory formularzy ZUS: ZUS RCA Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach, ZUS RPA Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego /okresach pracy nauczycielskiej, ZUS DRA Deklaracja rozliczeniowa, Informacja miesięczna i roczna dla osoby ubezpieczonej i ZUS RIA Raport informacyjny - obowiązujące od dnia 1 września 2024 r.

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 sierpnia 2024 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.

Zmieniony akt prawny: Dz.U. 2023, poz. 2032
Zmieniający akt prawny: Dz.U. 2024 poz. 1296

Dz.U. 2024 poz. 1296

Załącznik 1
ZUS RCA Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach

Załącznik 2
ZUS RPA Imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego /okresach pracy nauczycielskiej

Załącznik 3
ZUS DRA Deklaracja rozliczeniowa

Załącznik 4
Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej

Załącznik 5
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej

Załącznik 6
ZUS RIA Raport informacyjny

Raport Imienny ZUS RCA – Czym jest?

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, jest zobowiązany do wykazywania składek ubezpieczeniowych za swoich pracowników w odpowiednich dokumentach. Dla każdej zatrudnionej osoby należy przygotować odrębny raport imienny, w którym wykaże się wysokość składek. W tym celu przedsiębiorcy muszą wypełnić formularz ZUS RCA lub RZA.

Jak poprawnie wypełnić formularz ZUS RCA?

W przypadku zatrudniania pracowników, za których wymagane jest opłacanie składek ZUS, przedsiębiorca ma obowiązek rozliczenia tych składek poprzez przesłanie stosownych deklaracji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Służy do tego formularz ZUS RCA, na którym należy podać dokładne informacje dotyczące podstawy wymiaru składek oraz ich wysokości – zarówno na ubezpieczenie społeczne, jak i zdrowotne. Każde źródło finansowania składek powinno być jasno określone.

Korekta błędów w ZUS RCA

Jeśli w przesłanym raporcie imiennym ZUS RCA zostaną wykryte błędy, ich korekta również odbywa się za pomocą tego samego formularza. Jest to istotne, aby dane przekazane do ZUS były kompletne i prawidłowe, co wpływa na poprawność rozliczeń.

Komplet dokumentów rozliczeniowych

Należy pamiętać, że raport imienny ZUS RCA składa się zawsze w komplecie z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA. Tylko pełen zestaw dokumentów pozwala na prawidłowe rozliczenie składek ubezpieczeniowych pracowników w ZUS.

Kiedy należy złożyć formularz ZUS DRA i ZUS RCA?

Pierwszą deklarację ZUS składa się w miesiącu następującym po rejestracji działalności gospodarczej. W tym samym czasie rozpoczyna się obowiązek opłacania składek do ZUS. Kluczowe jest, aby pamiętać o dwóch scenariuszach:

• Jeśli firma została zarejestrowana na początku miesiąca, deklaracja ZUS DRA musi być złożona za ten miesiąc oraz za każdy kolejny.
• W przypadku rejestracji działalności w trakcie miesiąca, ZUS DRA składa się za niepełny okres rozliczeniowy, a kolejną deklarację za pełny następny miesiąc.
• Jeśli działalność zostanie wznowiona w trakcie miesiąca, formularz ZUS DRA również składa się za niepełny okres oraz za kolejny pełny miesiąc.

Terminy składania dokumentów rozliczeniowych

Dokumenty rozliczeniowe muszą być dostarczane w określonych terminach, w zależności od charakteru płatnika:

• Do 5. dnia miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
• Do 15. dnia miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną.
• Do 20. dnia miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Te terminy odnoszą się do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.

Jak często należy składać ZUS DRA i ZUS RCA?

Deklaracje ZUS DRA oraz imienne raporty ZUS RCA składa się co miesiąc, jeżeli:

• Opłacasz składki na własne ubezpieczenie lub osób współpracujących.
• Korzystasz z ulg w opłacaniu składek.
• Zawieszasz lub wznawiasz działalność gospodarczą.

Ważne! Od 2022 roku, obowiązek comiesięcznego składania ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RSA nie dotyczy jedynie:

• Duchownych,
• Osób składających dokumenty za nianie,
• Osób dobrowolnie podlegających ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.

W jaki sposób można przesłać dokumenty do ZUS?

Metoda przekazywania deklaracji ZUS DRA oraz raportów imiennych ZUS RCA i ZUS RSA zależy od liczby osób, za które opłacasz składki:

• Jeśli rozliczasz składki za 5 lub mniej osób, możesz składać dokumenty zarówno papierowo, jak i elektronicznie. Papierowe formularze można dostarczyć osobiście do placówki ZUS, przez pełnomocnika lub wysłać pocztą.
• Jeśli rozliczasz składki za więcej niż 5 osób, masz obowiązek składania dokumentów wyłącznie drogą elektroniczną. W wyjątkowych sytuacjach – za zgodą dyrektora oddziału ZUS – można przesyłać dokumenty w formie papierowej lub na nośnikach danych, takich jak płyty CD, przy użyciu aktualnej wersji programu Płatnik lub innego oprogramowania interfejsowego.

Więcej informacji na temat formularza ZUS DRA znajdziesz tutaj.

Do czego służy formularz ZUS RPA?

Formularz ZUS RPA, czyli Imienny Raport o Przychodach i Wykonywaniu Pracy Nauczycielskiej, to nowy dokument wprowadzony od 1 stycznia 2019 roku. Jego głównym celem jest dostarczanie danych niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. ZUS RPA składa się za osoby ubezpieczone, które zatrudniasz w określonych formach:

• Jako pracowników na umowę o pracę.
• Na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
  
  

Kiedy należy złożyć ZUS RPA?

Raport ZUS RPA jest wymagany w konkretnych przypadkach, jeśli w danym miesiącu wystąpiły następujące sytuacje:

• Pracownik wykonywał pracę nauczycielską.
• Wypłaciłeś ubezpieczonemu przychód należny za inny rok kalendarzowy niż ten, którego dotyczy raport, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe.
• Oprócz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy lub zasiłków, takich jak zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy oraz świadczenie rehabilitacyjne, wypłaciłeś przychód należny za dany miesiąc lub za inny rok kalendarzowy, np. dodatek stażowy. W takim przypadku, przychód ten w czasie pobierania zasiłków nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
  
  

Jakie informacje zawiera ZUS RPA?

Formularz ZUS RPA obejmuje dane dotyczące przychodów, które mają wpływ na prawo i wysokość świadczeń emerytalno-rentowych. Zawarte w nim informacje są niezbędne do prawidłowego ustalenia okresów składkowych oraz niektórych specyficznych sytuacji, takich jak praca nauczycielska czy wynagrodzenia z poprzednich lat.

Kto ma obowiązek składania ZUS RPA?

Obowiązek składania formularza ZUS RPA dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających osoby na umowę o pracę, umowy cywilnoprawne (zlecenie, agencyjne), a także tych, którzy wypłacają przychody z poprzednich lat kalendarzowych, stanowiące podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych.

Formularz ZUS RIA – co to jest?

Od 2019 roku obowiązują nowe zasady dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jedną z kluczowych zmian jest skrócenie okresu, w którym pracodawca musi przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników. Okres ten wynosi obecnie 10 lat dla umów zawartych po 31 grudnia 2018 roku, a dla umów z okresu od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku istnieje możliwość skrócenia tego okresu, pod warunkiem złożenia raportów informacyjnych ZUS RIA.

Kto może skorzystać ze skrócenia okresu przechowywania dokumentacji?

Przedsiębiorcy, którzy chcą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla umów z lat 1999-2018, muszą w pierwszej kolejności złożyć oświadczenie ZUS OSW, w którym deklarują zamiar przekazania raportów informacyjnych ZUS RIA. ZUS RIA zastępuje dokumentację papierową, którą wcześniej pracodawcy dołączali do wniosków o świadczenia emerytalno-rentowe. Dane te są zapisywane bezpośrednio na koncie ubezpieczonego w ZUS.

Jakie dane zawiera ZUS RIA?

W raporcie informacyjnym ZUS RIA przedsiębiorca przekazuje następujące dane za okres od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku:

• Wypłacone przychody, które są niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.
• Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w wymaganym wymiarze obowiązkowych zajęć.
• Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, zgodnie z wykazami.
• Informacje o dacie, trybie rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawie prawnej oraz stronie inicjującej rozwiązanie umowy.
• Informacje dotyczące deputatu węglowego lub ekwiwalentu pieniężnego za deputat węglowy dla pracowników kolei.
  
  

Terminy składania ZUS RIA

Pracodawca, który złoży oświadczenie ZUS OSW, ma obowiązek przekazania ZUS RIA w następujących terminach:

• W ciągu roku od dnia złożenia oświadczenia, jeśli pracownik zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia.
• Wraz z wyrejestrowaniem pracownika z ubezpieczeń społecznych za pomocą formularza ZUS ZWUA, jeśli pracownik zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.
  
  

Kogo obejmuje ZUS RIA?

Formularz ZUS RIA dotyczy pracodawców, którzy chcą skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat. Dokument ten muszą złożyć za każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę oraz za każdego zleceniobiorcę. Zleceniobiorcą jest osoba świadcząca pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem pracy stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Informacja dla osoby ubezpieczonej – co warto wiedzieć?

Formularze „Informacja miesięczna” i „Informacja roczna” są przeznaczone do przekazywania osobom ubezpieczonym szczegółowych danych na temat opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wypłaconych świadczeń. Dzięki temu ubezpieczony może zweryfikować, czy przekazane składki oraz świadczenia odpowiadają rzeczywistym danym.

Obowiązek płatnika składek

Jako płatnik składek masz obowiązek przekazywać ubezpieczonemu informacje dotyczące składek przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Dane te powinny pochodzić z raportów imiennych przekazanych do ZUS i muszą być dostarczone w jednej z poniższych form:

• W formie pisemnej.
• Elektronicznie – za zgodą ubezpieczonego.
  
  

Formy przekazywania informacji

Informacje o składkach i świadczeniach można przekazywać w różnych formach, pod warunkiem, że spełniają one wymogi ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Do wyboru masz następujące formularze:

• Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej.
• Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej.
• Inna forma, która spełnia wymogi prawne.
  
  

Kiedy należy przekazać informację miesięczną?

Nie masz obowiązku dostarczać informacji miesięcznej każdemu pracownikowi co miesiąc. Informację taką przekazujesz wyłącznie na wyraźne żądanie ubezpieczonego. W takim przypadku informacje za poprzedni miesiąc musisz dostarczyć najczęściej raz w miesiącu. Warto również zaznaczyć, że jeżeli dostarczysz pracownikowi informację miesięczną, nie musisz już przekazywać informacji rocznej.

Zwolnienia z obowiązku przekazywania informacji

Nie zawsze będziesz zobowiązany do przekazywania informacji miesięcznych lub rocznych. Zwolnienie z tego obowiązku dotyczy:

• Osób zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.
• Osób, które mają potrącane składki z emerytur i rent.
  
  

Ważne informacje dla płatników

Jeśli ubezpieczony złoży żądanie o przekazanie informacji miesięcznej, masz obowiązek dostarczyć ją najczęściej raz w miesiącu, za poprzedni okres. Nie musisz jednak dostarczać informacji rocznej, jeśli wcześniej ubezpieczony otrzymał już informację miesięczną.