Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) i JPK_PKPiR - wszystko, co musisz wiedzieć

Dla kogo przeznaczona jest PKPiR (obowiązek prowadzenia ksiąg)?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów może prowadzić osoba fizyczna (podatnik) lub spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych, spółka partnerska, przedsiębiorstwo w spadku, która:

• Rozlicza podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) według skali podatkowej (12% i 32%) lub liniowo (19%).
• Prowadzi działalność gospodarczą.
• W poprzednim roku podatkowym jej przychody netto (bez VAT) nie przekroczyły 2 mln euro (w 2023 roku limit wynosi 9 654 000 zł).

Pobierz PKPiR w Excelu Pobierz JPK_PKPiR w Excelu

Kiedy założyć PKPiR?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów zakłada się:

• Na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.
• Na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Jak prowadzić PKPiR?

Księgę można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej.

Prowadzenie PKPiR w formie papierowej:

• Księga musi być spięta (zbroszurowana) i kolejno ponumerowana.
• Wzór księgi można znaleźć w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Prowadzenie PKPiR w formie elektronicznej:

• Należy określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do prowadzenia księgi.
• Program komputerowy musi zapewniać bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiać wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym.
• Dokumenty księgowe należy zapisać na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. PDF) i przechowywać w dedykowanych folderach.
• Należy sporządzić kopię danych na osobnych nośnikach danych (np. pendrive, płyta CD, DVD).

Zapisy w PKPiR:

• Zapisy należy dokonywać na bieżąco, w języku polskim i walucie polskiej.
• Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Nierzetelność i wadliwość PKPiR:

Nierzetelność polega na wprowadzaniu do księgi informacji niezgodnych z rzeczywistością (np. na podstawie "pustych faktur"). Wadliwość polega na błędach formalnych (np. brak numeracji stron). Po wprowadzeniu danych do księgi należy je sprawdzić celem weryfikacji.

Konsekwencje nierzetelności i wadliwości PKPiR

Organ podatkowy może określić podstawę opodatkowania i nałożyć karę grzywny.

W PKPiR zapisujemy dowody księgowe

Jakie dokumenty można księgować w PKPiR?

Do ewidencji w PKPiR dopuszcza się szeroki wachlarz dokumentów, m.in.:

• Faktury VAT, w tym faktury VAT RR
• Dokumenty celne
• Rachunki
• Dziennie zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży)
• Noty księgowe
• Dowody przesunięć
• Dowody opłat pocztowych i bankowych
• Inne dowody opłat
• Raporty fiskalne
• Optyczne lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych
• Dowody wewnętrzne (w ściśle określonych przypadkach)

Pamiętaj:

• Dokumenty muszą spełniać określone wymogi formalne.
• Konieczne jest zachowanie chronologii zapisów.
• Dowody księgowe należy przechowywać przez okres 5 lat.

Szczegółowe informacje na temat dopuszczalnych dokumentów i ich formalnych wymogów można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR.

Jakie ewidencje trzeba prowadzić łącznie z PKPiR?

Oprócz PKPiR, w zależności od specyfiki działalności, przedsiębiorca może być zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji, m.in.:

• Ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• Ewidencji sprzedaży (jeśli prowadzenie księgi zleciłeś biuru rachunkowemu i nie prowadzisz ewidencji na kasie fiskalnej)
• Ewidencji przebiegu pojazdów (jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcesz odliczyć 100 % wydatków na jego użytkowanie)
• Ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych (jeśli prowadzisz działalność kantorową)

Warto wiedzieć:

• Przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia karty przychodów pracowników.
• Od 1 stycznia 2023 r. zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.

Gdzie i na jaki okres przechowywać PKPiR?

PKPiR należy przechowywać:

• W siedzibie firmy;
• W miejscu wykonywania działalności.

Jeśli PKPiR prowadzi dla Ciebie biuro rachunkowe, to księga, wraz z dokumentacją, powinna być przechowywana:

• W miejscu prowadzenia księgi przez biuro;
• W miejscu przechowywania księgi przez biuro.

Dodatkowo, jeśli Twoją księgowość prowadzi biuro rachunkowe, w miejscu wykonywania działalności prowadzisz ewidencję sprzedaży:

• Numer kolejny wpisu;
• Data uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami;
• Wysokość tego przychodu.

Ewidencja ta może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Uwaga:

Jesteś zwolniony z dodatkowego ewidencjonowania sprzedaży, jeśli prowadzisz ewidencję na kasie fiskalnej.

Jak długo przechowywać PKPiR?

Księgę wraz z dokumentacją musisz przechowywać 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.

Jak ujmować koszty w KPiR

Metoda memoriałowa

Metoda memoriałowa polega na ujmowaniu kosztów w zależności od ich związku z osiągniętym w danym roku przychodem:

Koszty bezpośrednie

• Można je jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu.
• Należy je ująć w tym roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody - ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok.
• Przykładowe koszty bezpośrednie: maszyny i urządzenia wykorzystywane w firmie, materiały do produkcji firmowej.

Koszty pośrednie

• Nie można ich jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu.
• Należy je ewidencjonować co do zasady na podstawie daty wystawienia faktury przez dostawcę.
• Przykładowe koszty pośrednie: najem, koszty utrzymania biura, szkolenia, reklama i promocja.

Uwaga:

Wybór metody memoriałowej wiąże się z koniecznością prowadzenia ewidencji kosztów bezpośrednich i pośrednich.

Metoda kasowa

Metoda kasowa polega na ujmowaniu kosztów w KPiR w momencie ich poniesienia, czyli w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w PKPiR.

Metoda kasowa jest prostsza w stosowaniu niż metoda memoriałowa, ale może prowadzić do zniekształcenia obrazu wyniku finansowego firmy.

Metoda kasowa (uproszczona)

Wykorzystując tą metodę koszty w PKPiR ujmujemy w dniu ich poniesienia, zatem nie dzielimy ich na pośrednie i bezpośrednie, jak również nie musimy przyporządkowywać ich do konkretnych przychodów.  

Zakres informacji zamieszczonych w PKPiR - budowa KPiR

Kolumny w PKPiR

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) składa się z 17 kolumn, w których należy ujmować różne informacje:

Kolumna 1 - Numer zapisów do księgi

• Numeruje się każdy wpis w PKPiR.
• Numer ten musi być zgodny z numerem dowodu stanowiącego podstawę zapisu.

Kolumna 2 - Data

• Wpisuje się datę wynikającą z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.

Kolumna 3 - Numer faktury lub innego dowodu

• Wpisuje się numer faktury lub innego dowodu, np. rachunku, paragonu.

Kolumna 4 i 5 - Dane kontrahentów

• Podaje się nazwę, adres i NIP kontrahenta.

Kolumna 6 - Opis zdarzenia gospodarczego

• Wpisuje się krótki opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów, czy wypłata wynagrodzeń za dany okres.

Kolumna 7 - Przychody ze sprzedaży

• Wpisuje się kwotę przychodu ze sprzedaży towarów lub usług.

Kolumna 8 - Pozostałe przychody

• Wpisuje się kwotę pozostałych przychodów, np. z odpłatnego zbycia składników majątku, czy z otrzymanych kar umownych.

Kolumna 9 - Suma przychodów

• Wpisuje się sumę przychodów z kolumn 7 i 8.

Kolumna 10 - Zakup materiałów oraz towarów handlowych

• Wpisuje się kwotę wydatków na zakup materiałów i towarów handlowych według cen zakupu.

Kolumna 11 - Koszty uboczne zakupu

• Wpisuje się kwotę kosztów ubocznych zakupu, np. dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Kolumna 12 - Wynagrodzenie brutto

• Wpisuje się kwotę wynagrodzenia brutto wypłacanego pracownikom.

Kolumna 13 - Pozostałe koszty

• Wpisuje się kwotę pozostałych kosztów, niewymienione w kolumnach 10–12, np. czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę.

Kolumna 14 - Suma wydatków

• Wpisuje się sumę wydatków z kolumn 12 i 13.

Kolumna 15 - Wolna

Roczne podsumowanie i zamknięcie PKPiR – ustalenie dochodu

Sumowanie kwot w PKPiR

Po zakończeniu roku podatkowego należy zamknąć Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR) i podsumować przychody i koszty, aby ustalić dochód.

Istnieją dwa sposoby sumowania kwot w poszczególnych kolumnach PKPiR:

Sumowanie narastająco przez cały rok

• Polega na sumowaniu kwot od początku roku do końca grudnia.
• Jest to najwygodniejszy sposób, ponieważ pozwala na bieżące monitorowanie wyników finansowych firmy.
• Wartości wykazane na koniec każdego miesiąca są podstawą do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc.

Sumowanie wyłącznie na koniec miesiąca

• Polega na sumowaniu kwot w każdym miesiącu i zerowaniu kolumn na początku kolejnego miesiąca.
• Sposób ten może być mniej wygodny, ale może być przydatny dla firm, które chcą monitorować swoje wyniki finansowe miesięcznie.

Zalety sumowania kwot w PKPiR narastająco

Sumowanie kwot w PKPiR narastająco przez cały rok ma kilka zalet:

• Ułatwia obliczanie zaliczki na podatek dochodowy.
• Pozwala na bieżące monitorowanie wyników finansowych firmy.
• Ułatwia sporządzenie rocznego zeznania podatkowego.
  
  

Jak przejść z ksiąg rachunkowych na PKPiR?

Kto może przejść z ksiąg rachunkowych na PKPiR?

Możesz zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych i przejść na PKPiR w danym roku, jeśli:

• Prowadzisz działalność gospodarczą indywidualnie, w formie spółki cywilnej osób fizycznych, w formie spółki jawnej osób fizycznych, w formie spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku.
• Twoje przychody za poprzedni rok spadły poniżej progu 2 mln euro.

**Uwaga:** Spółki kapitałowe, na przykład spółka akcyjna czy spółka z o.o. nie mogą zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jakie kroki należy podjąć, aby przejść z ksiąg rachunkowych na PKPiR?

1. Zamknij księgi rachunkowe na koniec roku i uzgodnij salda.
2. Sporządź sprawozdanie finansowe.
3. Sporządź spis z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.
4. Wartość wynikającą ze spisu z natury wprowadź do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
5. Jeśli prowadzisz działalność w formie spółki jawnej osób fizycznych lub w formie spółki partnerskiej, kierownik jednostki (na przykład wspólnik) powinien także złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Terminy

Oświadczenie w KRS należy złożyć w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca następnego roku, jeżeli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Ważne informacje

• Nie musisz informować urzędu skarbowego o rezygnacji z ksiąg rachunkowych, ani o wyborze PKPiR.
• Nawet jeśli twoje przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 2 mln euro, możesz nadal – dobrowolnie – prowadzić księgi rachunkowe.
• O dobrowolnym prowadzeniu ksiąg rachunkowych informujesz urząd skarbowy przed rozpoczęciem roku obrotowego.
  
  

Kto może i Jak przejść z PKPiR na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Możesz przejść na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeśli:

• W poprzednim roku twoje przychody z samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej nie przekroczyły równowartości 2 mln euro;
• Twoja działalność nie należy do kategorii wyłączonych z możliwości płacenia ryczałtu.

**Uwaga:** Nie możesz zmienić formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego.

Jakie kroki należy podjąć, aby przejść z PKPiR na ryczałt?

1. Zamknij podatkową księgę przychodów i rozchodów na koniec roku, w którym chcesz przejść na ryczałt.
2. Dokonaj spisu z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.
3. Ustal dochód i wynikający z niego podatek.
4. Zgłoś naczelnikowi urzędu skarbowego wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód w roku podatkowym.
**Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki, oświadczenie o wyborze ryczałtu składają wszyscy wspólnicy naczelnikom urzędów skarbowych właściwych według miejsca zamieszkania każdego ze wspólników.**

Terminy

Oświadczenie o wyborze ryczałtu należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągniesz pierwszy przychód w roku podatkowym.

Podsumowanie

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną formą ewidencji księgowej, przeznaczoną dla małych i średnich przedsiębiorstw. Prowadzenie PKPiR wiąże się z pewnymi obowiązkami, których należy przestrzegać, aby uniknąć negatywnych konsekwencji.

Prowadzenie PKPiR wiąże się z koniecznością ewidencjonowania różnorodnych dokumentów. Warto zadbać o rzetelność i prawidłowość zapisów, aby uniknąć problemów w trakcie kontroli skarbowej. Pamiętaj również o prowadzeniu dodatkowych ewidencji, jeśli jest to wymagane w Twoim przypadku.

Prawidłowe przechowywanie PKPiR jest ważne z punktu widzenia kontroli skarbowej. Należy przechowywać księgę w odpowiednim miejscu i przez odpowiedni okres czasu. Wyjątki od tej reguły dotyczą m.in. przedsiębiorców, którzy prowadzą ewidencję na kasie fiskalnej.

Wybór metody ujmowania kosztów w KPiR zależy od indywidualnych preferencji przedsiębiorcy. Metoda memoriałowa jest bardziej precyzyjna, ale wymaga prowadzenia dodatkowej ewidencji. Metoda kasowa jest prostsza, ale może prowadzić do zniekształcenia obrazu wyniku finansowego firmy.

Zamknięcie PKPiR i ustalenie dochodu to ważny krok w procesie rozliczeniowym firmy. Sumowanie kwot w PKPiR narastająco przez cały rok jest najwygodniejszym sposobem, ponieważ ułatwia obliczanie zaliczki na podatek dochodowy, pozwala na bieżące monitorowanie wyników finansowych firmy i ułatwia sporządzenie rocznego zeznania podatkowego.

Przejście z ksiąg rachunkowych na PKPiR może być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, których przychody spadły poniżej 2 mln euro. Pamiętaj jednak, aby przed podjęciem decyzji o zmianie sposobu ewidencjonowania przychodów i kosztów dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw.

Przejście z PKPiR na ryczałt może być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, których działalność spełnia określone warunki. Pamiętaj jednak, aby przed podjęciem decyzji o zmianie formy opodatkowania dokładnie przeanalizować wszystkie za i przeciw.

Pobierz PKPiR w Excelu Pobierz JPK_PKPiR w Excelu

Dodatkowe informacje dotyczące PKPiR

Więcej informacji na temat prowadzenia PKPiR można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse.

Pomoc w prowadzeniu PKPiR może świadczyć biuro rachunkowe.