Formularz VAT-REF, czyli "Wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej (VAT) naliczonego w innym państwie członkowskim", umożliwia odzyskanie VAT zapłaconego za granicą przez polskich podatników.

Do kogo i w jaki sposób składamy VAT-REF?

Proces wysyłki realizowany jest za pomocą środków komunikacji elektronicznej z poziomu naszego interaktywnego formularza w formacie MS Excel. Wysyłka odbywa się przy pomocy aplikacji do podpisu elektronicznego zainstalowanej na komputerze klienta. Z racji specyfiki formatu Excela, dane możemy łatwo zaimportować/wkleić do arkuszy Excela, następnie jednym przyciskiem wygenerować VAT-REF, finalnie wysyłając go poprzez system e-Deklaracje do naczelnika urzędu skarbowego, który jest właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. 

Jeżeli czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług są wykonywane na terenie objętym zakresem działania dwóch lub więcej urzędów skarbowych, właściwość miejscową ustala się dla:

• osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - ze względu na adres siedziby;
• osób fizycznych - ze względu na miejsce zamieszkania.
  
  

Kto może ubiegać się o zwrot VAT z zagranicy?

O zwrot podatku VAT z innego kraju członkowskiego mogą ubiegać się podatnicy, którzy:

• nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w kraju, z którego chcą uzyskać zwrot VAT,
• są czynnymi podatnikami VAT w Polsce,
• nie dokonują wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT,
• nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego na podstawie niskiego obrotu (do 200 tys. zł rocznie).

Warto pamiętać, że zwrot nie przysługuje w przypadku prowadzenia działalności zwolnionej z VAT, niezależnie od tego, czy wynika to z rodzaju świadczonych usług, czy niskiego obrotu.

Jakie wydatki można uwzględnić we wniosku VAT-REF?

O zwrot VAT możesz ubiegać się w odniesieniu do różnych kosztów poniesionych za granicą. Obejmują one między innymi:

• nabycie paliwa,
• wynajem środków transportu,
• opłaty drogowe,
• koszty zakwaterowania i podróży,
• wydatki na żywność i napoje (np. w restauracjach),
• opłaty za udział w targach, wystawach i konferencjach,
• koszty związane z zakupem narzędzi, artykułów biurowych oraz innych wydatków.

Każdy koszt musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym, a także przypisany do właściwego wspólnotowego kodu. W niektórych przypadkach do wniosku trzeba dołączyć skan dokumentu potwierdzającego nabycie.

Terminy i opłaty związane z wnioskiem VAT-REF

Wniosek VAT-REF należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym dokonano wydatku podlegającego zwrotowi. Warto zwrócić uwagę na to, że złożenie wniosku jest bezpłatne – nie podlega opłacie skarbowej.

Jak złożyć formularz VAT-REF?

Formularz VAT-REF można złożyć elektronicznie, korzystając z naszego interaktywnego arkusza w formacie MS Excel. Dane można łatwo zaimportować, a sam wniosek generowany jest jednym kliknięciem. Następnie, po podpisaniu cyfrowym, formularz jest automatycznie wysyłany za pośrednictwem systemu e-Deklaracje do odpowiedniego urzędu skarbowego.

System pozwala na automatyczną weryfikację poprawności danych oraz dołączenie plików ZIP zawierających skany faktur. Możesz również skorzystać z serwera testowego Ministerstwa Finansów, aby sprawdzić poprawność wniosku przed jego ostatecznym złożeniem.

Możliwość korekty wniosku VAT-REF

Jeśli po złożeniu wniosku odkryjesz błąd, możesz go skorygować, składając odpowiednią korektę. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie państwa członkowskie akceptują korekty. W takim przypadku konieczne będzie złożenie nowego, poprawnego wniosku.

W szczególności warto zadbać o prawidłowy adres e-mail, gdyż brak jego korekty może spowodować, że korespondencja będzie wysyłana na niewłaściwy adres, a system VAT-REFUND nie pozwala na dokonywanie zmian przez urząd skarbowy.

Dlaczego warto złożyć wniosek VAT-REF?

Złożenie wniosku VAT-REF to prosty sposób na odzyskanie VAT zapłaconego za granicą, co może przynieść znaczne oszczędności dla przedsiębiorców dokonujących zakupów w innych krajach Unii Europejskiej. Korzystając z interaktywnego formularza VAT-REF, zyskujesz pewność, że wniosek zostanie poprawnie wypełniony i szybko dostarczony do odpowiednich organów.