Dokumentacja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

Na podstawie obwieszczenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie prowadzenia dokumentacji w aktach osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej, zamieszczamy w interaktywnym formacie MS Word wzory ewidencji akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej i Karty przebiegu służby funkcjonariusza w Służbie Więziennej, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2019 r.

Akt objęty tekstem jednolitym: Dz.U. 2020, poz. 1958
Obowiązujący akt prawny: Dz.U. 2024, poz. 815

Dz.U. 2024, poz. 815

Załącznik 1
Ewidencja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

Załącznik 2
Karta przebiegu służby funkcjonariusza w Służbie Więziennej

Dokumentacja akt osobowych funkcjonariuszy Służby Więziennej

Prowadzenie dokumentacji

Kierownik jednostki organizacyjnej Służby Więziennej prowadzi dokumentację przebiegu służby funkcjonariusza przy pomocy upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika kadrowego. Dokumenty przechowywane są w jednostce, w której funkcjonariusz pełni służbę, z wyjątkiem określonych przypadków.

Wyjątki w przechowywaniu akt

• Akta dyrektora okręgowego Służby Więziennej oraz innych wysokich rangą funkcjonariuszy prowadzi się w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej.
• Akta dyrektora zakładu karnego i aresztu śledczego prowadzi się w okręgowym inspektoracie Służby Więziennej.

Przekazywanie akt

W przypadku przeniesienia lub delegowania funkcjonariusza do innej jednostki organizacyjnej, jego akta osobowe niezwłocznie przekazuje się do odpowiedniej jednostki.

Specjalne przypadki przekazywania akt

• Przy oddelegowaniu funkcjonariusza poza Służbę Więzienną, akta przekazuje się do Centralnego Zarządu Służby Więziennej.
• Funkcjonariusz oddelegowany do Ministerstwa Sprawiedliwości pozostawia swoje akta w jednostce, w której pełnił służbę przed delegowaniem.

Struktura akt osobowych

Akta osobowe składają się z okładki oraz trzech wyodrębnionych części: A, B i C. Na okładce umieszcza się podstawowe dane identyfikacyjne funkcjonariusza.

Zawartość części A

• Dokumenty zgromadzone w toku postępowania kwalifikacyjnego, takie jak ankieta personalna, orzeczenia lekarskie, informacje o niekaralności.
• Dokumenty zgromadzone w czasie przebiegu stosunku służbowego, m.in. zaświadczenia o szkoleniach, oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami.

Zawartość części B

• Karta przebiegu służby funkcjonariusza, dokumenty dotyczące powstania i przebiegu stosunku służbowego, wnioski personalne, rozkazy personalne.

Zawartość części C

• Dokumenty związane ze zwolnieniem funkcjonariusza ze służby, takie jak zgłoszenie wystąpienia ze służby, karty skierowania do komisji lekarskiej.

Przechowywanie i dostęp do akt

Dokumenty w aktach osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Prawo wglądu do akt mają określone osoby, w tym przełożeni, funkcjonariusze realizujący zagadnienia kadrowe oraz osoby upoważnione przez Ministra Sprawiedliwości.

Prawo wglądu do akt

• Funkcjonariusz ma prawo do zapoznania się ze swoimi aktami osobowymi w obecności upoważnionego funkcjonariusza lub pracownika kadrowego.
• W określonych przypadkach, dostęp do akt może być ograniczony do dokumentów niezbędnych dla realizacji celu wglądu.