Rachunkowość i ewidencja operacji finansowych w kancelariach komorniczych

Na bazie obwieszczenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia szczegółowych zasad prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych kancelarii komorniczych, publikujemy w interaktywnym formacie MS Word, wzory formularzy używane w rachunkowości i ewidencjonowaniu operacji finansowych w kancelarii komorniczej.

Akt objęty tekstem jednolitym: Dz.U. 2018, poz. 2517, Dz.U. 2023, poz. 1635
Obowiązujący akt prawny: Dz.U. 2024, poz. 1256

Dz.U. 2024, poz. 1256

Załącznik 1
Repertorium „Kmp”

Załącznik 2
Repertorium „Kms”

Załącznik 3
Repertorium „GKm”

Załącznik 4
Repertorium „Km”

Załącznik 5
Repertorium „Kmn”

Załącznik 6
Dziennik „Kmo”

Załącznik 7
Skorowidz alfabetyczny stron

Załącznik 8
Księga druków ścisłego zarachowania

Załącznik 9
Wykaz „W”

Załącznik 10
Kontrolka odpisów skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki

Załącznik 11
Kontrolka skarg na czynności komornika

Załącznik 12
Kontrolka wniosków o obniżenie opłaty

Załącznik 13
Kontrolka dozorów nad ruchomościami

Załącznik 14
Akta w sprawie egzekucji komorniczej

Załącznik 15
Karta rozliczeniowa sprawy komorniczej

Załącznik 16
Wzmianka o wyniku egzekucji komorniczej

Załącznik 17
Karta udostępnień akt sprawy komorniczej

Załącznik 18
Księga pieniężna kancelarii komorniczej

Załącznik 19
Kwitariusz przychodów kancelarii komorniczej

Biurowość i Ewidencja w Kancelariach Komorniczych

Kancelarie komornicze są zobowiązane do prowadzenia szerokiego wachlarza urządzeń ewidencyjnych, które służą do zarządzania sprawami egzekucyjnymi oraz innymi czynnościami związanymi z działalnością komornika. Zgodnie z przepisami, komornik musi prowadzić określone rejestry, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania kancelarii. Poniżej przedstawiamy szczegóły dotyczące tych urządzeń ewidencyjnych.

Repertoria i Rejestry

W kancelariach komorniczych prowadzone są różnorodne repertoria, które służą do rejestrowania różnych rodzajów spraw. Najważniejsze z nich to:

• Repertorium „Kmp” – służy do rejestrowania spraw związanych z egzekucją świadczeń powtarzających się oraz postanowień o udzieleniu zabezpieczenia tych świadczeń.
• Repertorium „Kms” – wykorzystywane do rejestrowania spraw dotyczących egzekucji należności sądowych.
• Repertorium „GKm” – dedykowane sprawom o egzekucję świadczeń dochodzonych na podstawie tytułów wykonawczych z sądów gospodarczych.
• Repertorium „Km” – obejmuje pozostałe sprawy egzekucyjne, w tym te prowadzone na podstawie europejskiego nakazu zabezpieczenia na rachunku bankowym.
• Repertorium „Kmn” – służy do rejestrowania innych spraw oraz czynności, które nie są bezpośrednio związane z egzekucją.
  
  

Inne Ważne Dokumenty i Rejestry

Oprócz repertoriów, komornik prowadzi również inne urządzenia ewidencyjne, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania kancelarii, takie jak:

• Dziennik „Kmo” – do prowadzenia korespondencji ogólnej.
• Skorowidz alfabetyczny stron – umożliwia szybkie odnalezienie stron postępowania.
• Księga druków ścisłego zarachowania – służy do kontrolowania druków wykorzystywanych w kancelarii.
• Wykaz „W” – stosowany do ewidencjonowania spraw, które są prowadzone w trybie art. 10 ust. 1 i 3 ustawy.
• Kontrolki – obejmują odpisy skarg, wnioski o obniżenie opłaty egzekucyjnej oraz nadzory nad ruchomościami.
  
  

Procedury i Zasady Prowadzenia Ewidencji

Komornik jest zobowiązany do przechowywania dwóch kopii zbiorów zapisów na oddzielnych nośnikach danych, odpowiednio zabezpieczonych przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych. Każdego dnia roboczego sporządza się kopie tych zapisów, co gwarantuje ich aktualność i bezpieczeństwo.

W przypadku błędów w zapisach ewidencyjnych, sprostowania dokonuje się zgodnie z określonymi zasadami. W księgach prowadzone są korekty poprzez przekreślenie błędnego zapisu i naniesienie prawidłowej treści wraz z datą i podpisem osoby dokonującej korekty. W przypadku ewidencji elektronicznej, błędny zapis jest usuwany, a na jego miejsce wprowadzany jest nowy, z zachowaniem daty korekty oraz identyfikacją użytkownika, który dokonał zmian.

Przechowywanie Dokumentów

Dokumenty w kancelarii komorniczej przechowywane są w teczkach zakładanych na każdy rok kalendarzowy. Dotyczy to m.in. korespondencji, sprawozdań rocznych, protokołów z wizytacji oraz wyciągów bankowych. Teczki te są odpowiednio oznaczone i numerowane, a dokumenty układane są chronologicznie.

Przestrzeganie tych zasad i procedur zapewnia prawidłowe funkcjonowanie kancelarii komorniczej oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, co jest kluczowe dla rzetelnej i efektywnej działalności komornika.

Numeracja i Archiwizacja Ksiąg

Karty urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg muszą być odpowiednio ponumerowane. Liczba kart jest poświadczana przez komornika, co zapobiega manipulacjom oraz utracie danych. Numeracja jest istotnym elementem dokumentacji, który umożliwia sprawne zarządzanie informacjami i szybkie odnajdywanie potrzebnych zapisów.

Wszystkie te działania są ściśle regulowane przepisami prawa, które wymagają, aby urządzenia ewidencyjne były prowadzone zgodnie z załączonymi wzorami. W przypadku urządzeń prowadzonych w postaci elektronicznej, wydruki muszą być zgodne z określonymi wzorami, co zapewnia ich jednolitość i spójność.

Zasady Przechowywania Kopii Zapisów

Kancelarie komornicze są zobowiązane do przechowywania dwóch kopii zbiorów zapisów na nośnikach informatycznych. Każda kopia musi być odpowiednio oznaczona i zabezpieczona, aby chronić ją przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych. Procedura ta jest kluczowa dla zachowania integralności i bezpieczeństwa danych, które są przetwarzane przez kancelarię komorniczą.

Kopie zapisów sporządza się każdego dnia roboczego, co pozwala na regularne aktualizowanie i archiwizowanie informacji. W przypadku jakichkolwiek problemów z danymi, kopie te umożliwiają szybkie przywrócenie ich pierwotnej treści.

Bezpieczeństwo i Integralność Zapisów

W kancelariach komorniczych bardzo ważne jest zapewnienie, że wszystkie zapisy w urządzeniach ewidencyjnych są bezpieczne i zgodne z rzeczywistością. Sprostowania zapisów dokonuje się z zachowaniem pełnej transparentności, tak aby możliwe było odtworzenie oryginalnej treści oraz ustalenie osoby, która dokonała korekty. Wszelkie zapisy muszą być chronione przed nieuprawnioną ingerencją, co jest kluczowe dla zachowania zaufania do procesów komorniczych.

Przepisy regulujące działalność kancelarii komorniczych zabraniają usuwania lub modyfikowania zapisów w sposób, który uniemożliwiłby ich odtworzenie. Takie zasady są szczególnie istotne w kontekście prowadzonych spraw, gdzie każdy zapis może mieć kluczowe znaczenie dla dalszego przebiegu postępowania.

Przechowywanie Korespondencji i Innych Dokumentów

W kancelarii komorniczej korespondencja przychodząca i wychodząca, o ile nie została zapisana w systemie teleinformatycznym, jest przechowywana w osobnych teczkach. Teczki te są zakładane na każdy rok kalendarzowy, a dokumenty w nich zawarte układane są w porządku chronologicznym, co umożliwia łatwy dostęp do potrzebnych informacji. Na zewnętrznej stronie teczki umieszczane są informacje takie jak tytuł teczki, oznaczenie komornika oraz kwalifikacja archiwalna.

Oprócz korespondencji, w teczkach przechowuje się również roczne sprawozdania, protokoły z wizytacji, lustracji i kontroli oraz zarządzenia wydane przez organy nadzoru administracyjnego. W przypadku dokumentów bankowych, jeśli ich treść nie została utrwalona w postaci elektronicznej, również są one przechowywane w tych teczkach.

Organizacja Dokumentacji w Kancelariach Komorniczych

W działalności kancelarii komorniczych kluczową rolę odgrywa prawidłowe prowadzenie dokumentacji, w tym repertoriów, dzienników i ewidencji. Umożliwia to nie tylko skuteczne zarządzanie sprawami, ale także spełnienie wymogów prawnych. Przepisy określają szczegółowe zasady dotyczące prowadzenia biurowości, rachunkowości i ewidencji operacji finansowych. Poniżej omówimy najważniejsze wytyczne w tym zakresie.

Repertoria „Km”, „Kmp”, „Kms” i „GKm”

Repertoria „Km”, „Kmp”, „Kms” i „GKm” zawierają rubryki, w których wpisuje się szczegółowe informacje dotyczące każdej sprawy. Dane te obejmują między innymi numer sprawy, datę i godzinę wpływu, oznaczenie stron, tytuł wykonawczy oraz zgłoszone roszczenie. Dodatkowo, rejestruje się także rodzaj i sposób egzekucji oraz wynik postępowania. Wszystkie istotne informacje związane ze sprawą zapisywane są w rubryce „Uwagi”.

Szczegółowe Zasady Prowadzenia Repertoriów

W repertorium „Kmp” należy również odnotować przedstawiciela ustawowego wierzyciela oraz wysokość miesięcznego świadczenia alimentacyjnego, w tym wszelkie zmiany tej wysokości. W przypadku repertorium „Km”, jeśli dotyczy ono egzekucji świadczeń niepieniężnych, w rubryce „Zgłoszone roszczenie” wpisuje się cel egzekucji z adnotacją „świadczenie niepieniężne”. Każda sprawa zostaje zakończona poprzez zakreślenie jej numeru znakiem „L”.

Dziennik „Kmo” i Pozostałe Dzienniki

Do dziennika „Kmo” wpisuje się pisma, które nie są rejestrowane w repertoriach. Wpisy te zawierają datę wpływu, nadawcę lub odbiorcę oraz rodzaj pisma. W sytuacjach, gdzie korespondencja jest prowadzona z urzędu, pewne rubryki mogą pozostać niewypełnione, a używa się skrótu „z.urz.”. Warto także zaznaczyć, że zawiadomienia od innych komorników, przesyłane elektronicznie, nie muszą być rejestrowane w dzienniku „Kmo” ani przechowywane w formie papierowej. Takie dokumenty przechowywane są w systemie teleinformatycznym kancelarii.

Sygnatury Spraw i Skorowidz Alfabetyczny

Po zarejestrowaniu sprawy, każda z nich otrzymuje unikalną sygnaturę, składającą się z oznaczenia literowego repertorium, numeru sprawy oraz dwóch ostatnich cyfr roku rejestracji. Dodatkowo, sygnaturę i oznaczenie stron zapisuje się w skorowidzu alfabetycznym stron, co umożliwia szybkie odnalezienie odpowiednich akt.

Sprawy z Elementem Zagranicznym

W przypadku spraw, w których stroną lub uczestnikiem jest podmiot zagraniczny, należy w repertorium umieścić oznaczenie „zagr.”. O wszystkich takich sprawach komornik informuje Ministra Sprawiedliwości oraz Ministra Spraw Zagranicznych.

Prezentata i Podpisywanie Pism

Każde pismo wpływające do komornika musi zawierać prezentatę, na której znajduje się tytuł komornika, data i godzina wpływu, liczba załączników oraz sygnatura sprawy lub numer w dzienniku „Kmo”. Z kolei na każdym piśmie wychodzącym z kancelarii komorniczej musi znajdować się oznaczenie komornika, adres kancelarii oraz sygnatura akt. Pisma te muszą być podpisane przez komornika lub osobę upoważnioną, z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska.

Informacje Dla Stron Postępowania

Pisma kierowane do stron postępowania egzekucyjnego muszą zawierać dodatkowe informacje dotyczące wysokości wymagalnych należności, w tym należności głównej, odsetek, kosztów postępowania oraz aktualnego salda zaliczek. W przypadku korespondencji z przedstawicielstwami dyplomatycznymi, komornik ogranicza się do prośby o pomoc w prowadzonym postępowaniu, chyba że sprawa dotyczy postępowania przeciwko państwu obcemu.

Odpowiednia organizacja i prowadzenie dokumentacji w kancelarii komorniczej są kluczowe dla efektywności działania oraz zgodności z przepisami prawa. Staranne przestrzeganie tych zasad pozwala na sprawne zarządzanie sprawami i minimalizuje ryzyko błędów proceduralnych.

Procedury Zakończenia Sprawy

Zakończenie sprawy w repertorium jest ściśle regulowane. Za dzień załatwienia sprawy uważa się różne daty, w zależności od sposobu jej zakończenia. W przypadku zwrotu wniosku, jest to data uprawomocnienia się zarządzenia o zwrocie. Jeśli sprawa kończy się postanowieniem komornika – czy to o odmowie wszczęcia postępowania, odrzuceniu wniosku, przekazaniu sprawy innemu organowi, umorzeniu postępowania, czy też wyegzekwowaniu należności – to za dzień zakończenia uznaje się datę uprawomocnienia się tego postanowienia. W sytuacji, gdy sprawa jest załatwiona na mocy orzeczenia sądu, za dzień zakończenia uważa się datę uprawomocnienia się tego orzeczenia.

Specyficzne Czynności Komornika w Repertorium „Kmn”

Repertorium „Kmn” obejmuje szczególne kategorie spraw, takie jak sporządzanie protokołów stanu faktycznego, zabezpieczenie spadku, sporządzenie spisu inwentarza, doręczenie korespondencji na zlecenie sądu oraz sprawowanie nadzoru nad dobrowolnymi publicznymi licytacjami. W repertorium tym rejestruje się również inne czynności, które na mocy przepisów szczególnych są zlecane komornikom.

Elektroniczna Ewidencja i Przechowywanie Dokumentów

W dobie cyfryzacji, kancelarie komornicze coraz częściej korzystają z systemów teleinformatycznych do ewidencji i przechowywania dokumentów. Zawiadomienia oraz odpisy protokołów zajęcia ruchomości, które są przesyłane w formie elektronicznej, nie wymagają już rejestracji w dziennikach papierowych ani ich fizycznego przechowywania. Dokumenty te przechowywane są w systemie informatycznym, co umożliwia szybkie i efektywne wyszukiwanie potrzebnych informacji, minimalizując jednocześnie koszty i czas związany z tradycyjnym zarządzaniem dokumentami.

Kompleksowa Obsługa Spraw z Elementem Zagranicznym

Sprawy z elementem zagranicznym są szczególnie wymagające, zarówno pod względem prawnym, jak i organizacyjnym. Komornik, mając do czynienia z takimi sprawami, musi nie tylko odpowiednio je oznaczyć, ale także poinformować właściwe organy państwowe – w tym Ministra Sprawiedliwości oraz Ministra Spraw Zagranicznych. Dodatkowe procedury oraz wymogi, jak np. odpowiednie oznaczenie akt i pisma, sprawiają, że tego typu sprawy wymagają szczególnej uwagi i skrupulatności w prowadzeniu dokumentacji.