Protokół usunięcia danych osobowych ze zbioru danych SOP

Protokół usunięcia danych osobowych ze zbioru danych przez Służbę Ochrony Państwa

stanowi załącznik do obwieszczenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2022 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie przetwarzania informacji przez Służbę Ochrony Państwa.

Zbiory danych, w których Służba Ochrony Państwa gromadzi lub przetwarza informacje, w tym dane osobowe, są prowadzone w systemach teleinformatycznych lub w formie sporządzanych ręcznie kartotek, skorowidzów, ksiąg, teczek, wykazów, registratur, rejestrów, albumów lub innych ewidencji.

Zbiory danych tworzy w drodze decyzji Komendant, który ustala ich zakres informacyjny i rzeczowy, odpowiada za ich wewnętrzną strukturę i przeznaczenie, a także dostosowuje procedury przetwarzania w nich informacji, w tym danych osobowych, do rodzaju zadań wykonywanych przez Służbę Ochrony Państwa.

Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa wprowadzają informacje, w tym dane osobowe, do utworzonego zbioru danych, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji i informacje te odpowiadają zakresowi rzeczowemu danego zbioru.

Funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa uprawnieni do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych przed wykonaniem każdej operacji przetwarzania sprawdzają, czy informacja podlegająca wprowadzeniu do zbioru danych nie została już do niego wprowadzona.

W przypadku dokonania oceny, że informacje, w tym dane osobowe, są nieprzydatne lub nieadekwatne do realizacji celów określonych w art. 3 ustawy albo że ich gromadzenie byłoby nadmierne z punktu widzenia realizacji tych celów, funkcjonariusze lub pracownicy Służby Ochrony Państwa odstępują od wprowadzenia do zbioru takich informacji. 

Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, w zbiorze danych osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi zbioru danych oraz przetwarzania informacji w tym zbiorze danych, a także z przepisami dotyczącymi ochrony informacji, w tym danych osobowych, w nim zgromadzonych.

Wzór dostępny do pobrania w aktywnym formacie MS Word

Data wejścia w życie: 5 czerwiec 2018 r.
Podstawa prawna: Dz.U. 2023, poz. 143